Положення, регламент управління

РЕГЛАМЕНТ роботи департаменту сім’ї, молоді та спорту Житомирської обласної державної адміністрації

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ департаменту сім’ї, молоді

та спорту Житомирської обласної

державної адміністрації

 30.12.2013 № 32 г

РЕГЛАМЕНТ

роботи департаменту сім’ї, молоді та спорту

Житомирської обласної державної адміністрації

 

І. Загальні положення

 1. Регламент департаменту сім’ї, молоді та спорту облдержадміністрації (далі – регламент) є нормативно-правовим документом, розробленим на основі чинного законодавства та підзаконних нормативно-правових актів органів влади вищого рівня, який відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації” регулює організаційно-процедурні питання діяльності департаменту сім’ї, молоді та спорту облдержадміністрації (далі – департаменту).

До регламенту, при потребі, можуть бути внесені доповнення та зміни. Затвердження регламенту, внесення до нього змін, доповнень здійснюється на підставі наказу директора департаменту.

 2. Департамент організовує виконання державної політики з питань сім’ї, дітей, молоді, фізичної культури, спорту, демографічних процесів, рівності прав, можливостей жінок, чоловіків, попередження насильства в сім’ї на території області, будує свою роботу на засадах законності, відкритості, персональної відповідальності, взаємодії з органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, громадськими організаціями.

Департамент забезпечує дотримання Конституції України, Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, наказів Міністерства молоді та спорту України, Міністерства соціальної політики України, рішень обласної ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, інших нормативних актів законодавчої та виконавчої влади.

 3. Для вирішення питань, що належать до компетенції департаменту, розпорядженням голови облдержадміністрації створюється колегія департаменту в складі директора департаменту (голова колегії), заступників директора департаменту, керівників окремих структурних підрозділів обласної державної адміністрації, керівників структурних підрозділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів з питань сім’ї, молоді, спорту. Рішення колегії проводяться в життя наказами директора департаменту.

 4. Розгляд питань, що належать до компетенції департаменту, здійснюється директором департаменту, заступниками директора департаменту, начальниками управлінь, відділів, а також допоміжними органами, що утворюються при департаменті.

Директор департаменту визначає та розподіляє обов’язки між заступниками директора щодо спрямування їх діяльності та координує їх роботу.

В разі відсутності директора департаменту його обов’язки виконує один із заступників директора департаменту (відповідно до наказу).

 5. Дотримання регламенту обов’язкове для всіх працівників департаменту.

 ІІ. Структура департаменту

 6. За поданням директора департаменту головою обласної державної адміністрації затверджується структура департаменту.

 7. Заступники директора департаменту, начальники управлінь, відділів, спеціалісти працюють відповідно до Положення про департамент, положень про управління, відділи, посадових інструкцій.

Посадові інструкції працівників департаменту затверджуються директором департаменту.

 ІІІ. Організація та планування роботи департаменту

 8. Робота департаменту проводиться відповідно до перспективних (річних), квартальних, місячних планів, що затверджуються директором департаменту за погодженням із заступником голови облдержадміністрації, тижневих планів.

 

9. Пропозиції до перспективного (річного) плану роботи департаменту на наступний рік подаються до відділу організаційної роботи заступниками директора департаменту, начальниками управлінь, відділів не пізніше 10 грудня поточного року.

Сформований відділом організаційної роботи проект плану роботи на рік департаменту вноситься на розгляд директору департаменту до 31 грудня поточного року.

Погоджений перспективний план роботи департаменту надсилається до структурних підрозділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів з питань сім’ї, молоді, спорту не пізніше ніж у триденний термін після затвердження.

Перспективний план роботи департаменту повинен відображати:

питання, що необхідно винести на розгляд засідань колегій облдержадміністрації, департаменту;

питання, що необхідно винести на розгляд сесії обласної ради;

питання, що необхідно винести на розгляд дорадчих органів при облдержадміністрації;

перелік керівних документів для перевірки їх виконання в порядку контролю;

перелік основних організаційно-масових заходів;

заплановані проведення вивчення стану реалізації державної молодіжної, сімейної, ґендерної політики, попередження торгівлі людьми, насильства в сім’ї, розвитку фізичної культури, спорту, оздоровлення, відпочинку дітей в містах, районах області.

 10. План засідань колегії департаменту затверджується директором департаменту та розсилається не пізніше ніж за два тижні до початку року членам колегії, керівникам структурних підрозділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів з питань сім’ї, молоді, спорту.

 11. Квартальний план роботи департаменту формується на основі річного плану роботи та квартальних планів роботи відділів, затверджується директором департаменту.

Відділ організаційної роботи подає на погодження заступника голови облдержадміністрації квартальні плани роботи департаменту не пізніше  15 числа останнього місяця кварталу.

 12. Квартальні плани роботи відділів департаменту розробляються з урахуванням пропозицій їх працівників, затверджуються начальниками управлінь департаменту відповідно до розподілу обов’язків.

 13. Місячний план роботи департаменту формується на основі квартального плану роботи департаменту та з урахуванням особистих планів роботи працівників департаменту.

Особисті плани працівників затверджуються керівником згідно підпорядкованості.

 14. Контроль за складанням річних, квартальних, місячних планів роботи департаменту, їх виконанням здійснюється заступниками директора департаменту, начальником відділом організаційної роботи.

 IV. Кадрова робота

 15. Організація кадрової роботи в департаменті проводиться за затвердженим директором департаменту річним планом роботи, в якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників.

 16. Прийняття на державну службу до департаменту здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на посади, не віднесені до категорій державних службовців, звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю України.

 17. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають присягу державного службовця, підписують її текст, про що робиться запис в трудовій книжці, підписують текст попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України “Про державну службу”, “Про засади запобігання і протидії корупції”, щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.

Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади після отримання ними такого допуску.

 18. В департаменті створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних, ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитись в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах в відділах департаменту.

 19. Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів в роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень.

Без конкурсного відбору, за рішенням директора департаменту, можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

 20. Департамент розглядає та вносить пропозиції щодо заохочень працівників департаменту, структурних підрозділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів з питань сім’ї, молоді, спорту.

 21. На кожного працівника, прийнятого на роботу в департамент, оформляється особова справа.

 22. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на директора департаменту та спеціаліста відділу організаційної роботи у відповідності до затверджених функціональних обов’язків.

 v. Порядок проведення нарад

 23. З метою оперативного розгляду та вирішення питань, що виникають в процесі роботи, директор департаменту, його заступники, начальники управлінь, відділів проводять наради відповідно до плану роботи департаменту.

План проведення нарад затверджується директором департаменту.

Організація проведення нарад покладається на відповідний структурний підрозділ департаменту, відділ організаційної роботи.

Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ надсилаються учасникам нарад завчасно, а з додаткових питань вручаються учасникам в день проведення наради.

Рішення, доручення, прийняті на нарадах, оформляються відділом організаційної роботи департаменту протоколами в триденний термін. Протоколи нарад підписуються головуючим.

За матеріалами нарад та результатами розгляду окремих питань готуються доручення директора департаменту, при необхідності, видається наказ по департаменту.

 24. Щопонеділка, або в інший день, за участю заступників директора департаменту, начальників управлінь, відділів директор департаменту проводить апаратну нараду.

При необхідності може проводитися нарада з усіма працівниками департаменту.

За результатами нарад оформлюються доручення працівникам департаменту.

 25. Контроль за виконанням доручень здійснюється відповідальним працівником відділу організаційної роботи.

 VI. Організація діловодства та контролю за виконанням документів

 26. Організація роботи з документами в департаменті здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, затвердженою розпорядженням голови облдержадміністрації.

 27. Відповідальний працівник відділу організаційної роботи здійснює попередній розгляд документів. Вся кореспонденція, що надійшла до департаменту, передається директору департаменту. Відповідальним працівником відділу організаційної роботи реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Резолюція на документах містить такі обов’язкові елементи: виконавець (виконавці), конкретне доручення щодо виконання документа, при необхідності – індивідуальні строки виконання документів, дата, підпис.

Після розгляду кореспонденція повертається в відділ організаційної роботи, відповідальним працівником якого зміст резолюції заноситься в журнал реєстрації вхідної кореспонденції, після чого документи направляються безпосередньо виконавцю (виконавцям), зазначеним в резолюціях, під розписку, з відміткою дати передачі документа.

 28. Відповідальність за якість, своєчасність виконання документа несуть особи, зазначені в резолюції. В окремих випадках, коли підготовка пропозицій та виконання доручається кільком особам, основним відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції названий першим.

 29. Строки виконання документів:

29.1. По дорученнях органів влади вищого рівня визначені слідуючі строки виконання:

проекти рішень або інформації про виконання актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до облдержадміністрації, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно в 10-, 5-денний строк після реєстрації в Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

депутатські запити виконуються в 15-денний термін від дати отримання або інший термін, встановлений Верховною Радою України;

звернення народних депутатів України, депутатів місцевої ради виконуються в 10-денний термін від дня отримання.

29.2. Строки виконання розпоряджень голови облдержадміністрації визначаються в кожному такому документі окремо.

29.3. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

29.4. Листи різних установ, організацій, звернення громадян розглядаються не пізніше 30 днів з часу їх надходження до департаменту.

29.5. Індивідуальні строки виконання документів встановлюються директором департаменту або його заступниками, фіксуються в резолюції.

 30. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання, або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов’язковому контролю підлягає виконання Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, наказів Міністерства молоді та спорту України, Міністерства соціальної політики України, рішень обласної ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, запитів, звернень народний депутатів України та громадян.

Контроль за виконанням документів здійснюється відділом організаційної роботи.

 31. В разі неможливості виконання завдання в установлений термін виконавець не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку, вносить подання про перенесення в установленому порядку строку виконання завдання з обґрунтуванням такої неможливості.

 32. В проекті відповіді на виконання документа зазначається виконавець доручення, номер робочого телефону. Даний проект візується начальником структурного підрозділу департаменту згідно розподілу обов’язків та подається на підпис директору департаменту або візується директором департаменту та подається на підпис голові або одному із заступників голови облдержадміністрації в зазначені терміни та у встановленому порядку.

 VII. Порядок розгляду звернень, організація прийому громадян

 33. Відповідно до Закону України “Про звернення громадян” департамент розглядає пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги громадян та повідомляє авторів про результати розгляду.

 34. Організація розгляду звернень та особистого прийому громадян директором департаменту покладається на відповідальних працівників відділу організаційної роботи.

Розгляд звернень та особистий прийом здійснюються згідно з вимогами Конституції України, Законів України “Про звернення громадян”, “Про місцеві державні адміністрації”, Указу Президента України від 07.02.2008 р.                 № 109/2008 “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 р. № 348 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” (зі змінами), інших нормативних документів.

Працівник відділу організаційної роботи департаменту веде журнал обліку прийому громадян директором департаменту та здійснює контроль за виконанням доручень безпосередніми виконавцями.

Виконавці про результати розгляду доручених питань доповідають директору департаменту особисто.

За бажанням громадянина відповідь на його звернення на особистому прийомі може бути як письмова, так і усна.

 35. Письмові звернення громадян, надіслані поштою, що відповідають вимогам статті 5 Закону України “Про звернення громадян”, реєструються.

 36. Порушені в зверненнях громадян до департаменту питання розглядаються директором департаменту або заступниками директора департаменту відповідно до розподілу обов’язків.

 37. Відповідно до статті 8 Закону України “Про звернення громадян” не розглядаються:

анонімні звернення;

повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, про що інформується громадянин;

звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення щодо розгляду даних звернень приймає директор департаменту.

 38. Особистий прийом громадян проводиться директором департаменту, його заступниками згідно з графіком.

 39. Відповідальність за несвоєчасне та не в повному обсязі надання відповідей громадянам за їх зверненнями несуть заступники директора департаменту, начальники відділів, яким надсилались звернення на розгляд, у порядку, передбаченому чинним законодавством.

 VIII. Режим роботи

 40. Згідно з чинним законодавством в департаменті встановлюється п’ятиденний робочий тиждень з режимом роботи, що є обов’язковим для всіх працівників:

 початок робочого дня о 9.00 год.;

закінчення робочого дня: в понеділок, вівторок, середу, четвер  о 18.15 год., в п’ятницю о 17.00 год.;

перерва на відпочинок з 13.00 год. до 14.00 год.

Тривалість робочого тижня становить 40 годин.

 41. Табель робочого часу працівників департаменту складається відповідальним працівником відділу організаційної роботи.

 

42. Працівники департаменту зобов’язані дотримуватись правил внутрішнього службового розпорядку департаменту.

 IX. Планові відпустки та відрядження

 43. Щорічно, до 30 грудня, начальники відділів департаменту складають графіки планових відпусток працівників на наступний рік.

Графік планових відпусток працівників департаменту погоджується з профспілковим комітетом та затверджується директором департаменту.

Відповідальним працівником по роботі з кадрами, на підставі графіка відпусток та заяв працівників, готуються накази, що підписуються директором департаменту. Кожний працівник під розписку знайомиться з наказом.

 44. Відрядження працівників департаменту оформляються наказами директора департаменту, які реєструє відповідальний працівник відділу організаційної роботи. Для реєстрації відряджень ведеться журнал.

 45. Відрядження, як правило, повинні попередньо плануватися та включатися в квартальні, місячні плани роботи відділів.

Відрядження працівника погоджується начальником відділу, начальника відділу – заступником директора департаменту відповідно до розподілу обов’язків.

 46. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу фінансової та господарської роботи.